Proces medijacije se odvija kroz nekoliko faza koje nisu striktno odvojene i nadovezuju se jedna na drugu. Za medijatora je važno da se pridržava redosleda faza, kako bi izbegao greške preuranjenih intervencija i prihvatanja nedovoljno razrađenih ponuđenih rešenja. Na taj način, medijator kontroliše postupak i uspešno sprovodi proces do kraja, odnosno do sporazuma. Faze procesa medijacije su:
Faza 1 – Priprema za medijaciju
Odnosi si se na pripremu medijatora a podrazumeva prikupljanje podataka i analizu strana u sukobu i sukoba ili problema. Početna analiza strana u sukobu uključuje identifikaciju direktnih i indirektnih učesnika sukoba, njihove uloge i odgovornosti u sukobu, potencijalne interese, nivo njihove moći, rizike i kompetencije; Analiza sukoba uključuje pretpostavke o tipu sukoba, nivou eskalacije, moguće posledice i ishode alternativa postupku medijacije, pretpostavke o prihvatljivim rešenjima. Paralelno sa analizom, medijator razvija strategiju i plan intervencije
Faza 2- Početak medijacije
Tokom ove faze medijatori vrše poslednje pripreme. Proveravaju prostorni raspored, način sedenja, osveženje i materijal za rad. Sam proces započinje uvodnim izlaganjem medijatora/ki koji obično sadrži reči dobrodošlice i ohrabrenja, predstavljanje učesnika, upoznavanje sa procesom i ulogom medijatora, provera spremnosti da se dobrovoljno učestvuje, usvajanje procedure i pravila rada i dobijanje dozvole strana u sukobu za otpočinjanje procesa.
Faza 3–Iznošenje svih bitnih aspekata sukoba/problema
Strane u sukobu naizmenično iznose svoje viđenje problema, bez prekidanja druge strane, dok medijator aktivno sluša i beleži ključne momente. Na kraju medijator pravi kratak rezime iznoseći ključne tačke neslaganja strana u sukobu.
Faza 4- Razmena relevantnih informacija
Cilj ove faze je omogućavanje stranama u sukobu da dobiju potpunu sliku sukoba i da stupe u direktan i otvoren razgovor. Medijator postavlja pitanja radi razjašnjenja činjenica, razumevanja osećanja, ključnih tačaka slaganja i neslaganja. Uspeh je ako se strane slože oko konkretnih tačaka neslaganja na kojima će dalje raditi.
Faza 5- Strukturisanje predmeta spora i agende pregovaranja
Cilj ove faze je zajedničko razumevanje problema i njegove složenosti i određivanje ključnih tema oko kojih će se pregovarati. Zatim se predlaže redosled i način bavljenja pojedinačnim temama. Faza se završava usvajanjem plana rada i rezervnog postupka u slučaju pojave nepredviđenih situacija i/ili jednostranog prekida medijacije.
Faza 6- Mapiranje potreba/strahovanja i preokviravanje spora
Cilj ove faze je da se strane u sukobu pomere sa nivoa pozicija na nivo potreba, odnosno da prepoznaju svoje, kao i interese/potrebe i strahove druge strane. Medijator olakšava stranama u sukobu da razumeju međuzavisnost njihovih potreba i uspostave saradnju neophodnu za konstruktivno rešavanje sukoba. Na kraju ove faze medijator početni problem preformuliše iz suprotstavljenih iskaza “ili/ili” u zajednički iskaz “i/i” koji integriše simultano zadovoljenje interesa i sa klijentima proverava prihvatljivost preformulisanog problema.
Faza 7- Umnožavanje predloga rešenja
Cilj ove fazeje da se ispitaju različite moguće opcije rešenja i raspoloživi resursi kroz aktivno uključivanje svih strana u sukobu u zajedničko traganje za rešenjem.
Faza 8- Završno pregovaranje i postizanje konsenzusa oko jednog rešenja
Cilj ove faze je dolažene do rešenja koje je prihvatljivo za sve strane tako da to rešenje osete kao “svoje”.
Faza 9- Pisanje sporazuma
Cilj ove faze je da se postignuti dogovor pretoči u pisanu formu i da se otkloni svaka mogućnost različitog interpretiranja dogovora.
Sporazum treba jasno, sažeto i precizno da sadrži sledeće informacije:
- Ko je saglasan
- Da učini Šta ili Kome
- Kada (vreme,rok)
- Gde (mesto, precizna lokacija)
- Kako (način, kvantitet, kvalitet)
Dobar medijacijski sporazum ima sledeće odlike[1] :
- Koristi jasan, jednostavan jezik, razumljiv stranama u sukobu;
- Veoma je konkretan i ne ostavlja ninajmanju mogućnost različitih interpretacija;
- Jasno je vremenski određen i jasno definiše vreeme i rokove za ispunjavanje dogovorenog;
- Uravnotežen je tj. govori o postupcima svake strane u sukobu, bez uslovljavanja akcije jednog klijenta akcijama drugog;
- Pozitivan je tj. govori o onome šta se sukobljene strane slažu da urade;
- Orjentisan je na budućnost tj. precizira način komuniciranja strana u sukobu u budućnosti ukoliko se pojave novi problemi;
- Otklanja sve tužbe, odnosno, ukoliko je bio pokrenut neki postupak precizira se sudbina tog postupka;
- Ima saglasnost i potpis svih strana koje su učestvovale u medijaciji.
Faza 10- Realizacija i praćenje primene sporazuma
Cilj ove faze je da se osnaži primena sporazuma, da se omogući dobijanje povratne informacije o realizaciji sporazuma i da se olakša prevazilaženje eventualnih problematokom realizacije sporazuma.